Quản lý sale

LÀM THẾ NÀO ĐỂ PHÒNG NHÂN SỰ ĐƯA NHÂN VIÊN BÁN HÀNG VÔ KHUÔN KHỔ MÀ KHÔNG BỊ PHẢN KHÁNG ? - PHẦN 2.

Một trong những sai lầm lớn nhất trong việc quản lý đội ngũ bán hàng là câu nói "Cứ đủ số đi thì ai quản lý làm gì; cứ đủ số đi rồi được cưng,...". Tư duy này khiến chúng ta:

- Quên rằng tỉ lệ "Sales tự giác làm việc, làm việc đúng cách và hiệu quả" để đạt doanh số luôn thấp hơn nhóm còn lại. Rõ ràng hững gì chúng ta tạo ra chủ yếu để quản lý nhóm chưa hiệu quả chứ không phải nhóm "Sales xịn sò". Việc suy nghĩ theo hướng "Hãy đủ số đi" còn khiến chúng ta chỉ tập trung vào kết quả cuối cùng mà quên kiểm soát quy trình đạt được kết quả đó. Trong khi đó nếu quy trình không đúng thì kết quả cuối cùng phụ thuộc vào hên xui rất nhiều; đồng thời không thể trở tay kịp khi Deadline gần đến cuối mà Team chưa đạt Target.

- Quên rằng để có thể sao chép đội ngũ kế thừa và không làm xáo trộn "văn hóa làm việc" của công ty thì Top Sales vẫn phải tuân theo những quy định "bắt buộc ở mức tối thiểu" . Nhiều công ty phải đi hốt vỏ, đền bù, phá sản vì để Top Sales muốn làm gì thì làm. Số khác thì bị phụ thuộc vào một vài cá nhân và không xây được đội ngũ kế thừa cũng chỉ vì để "mỗi người làm một kiểu". 

QUẢN LÝ SALES THEO CÁCH NÀO ?

Hình đính kèm là diễn biến tâm lý của hầu hết khách hàng và các bước Sales phải làm việc với họ trước khi kết thúc giao dịch. Trừ một số hoạt động được Marketing hỗ trợ, đa số Sales phải làm từ đầu đến cuối, từ lúc khoanh vùng khách hàng mục tiêu, đi quan hệ cho đến khi mọi thứ được ký kết. Đặc biệt là đối với các công ty không có ngân sách làm Marketing hay đội ngũ Marketing dở tệ thì mọi thứ đều đổ lên đầu của Sales hết (Đến nay nhiều công ty kinh doanh B2B vẫn còn quan điểm Marketing không quan trọng, quảng cáo làm gì cho tốn tiền).

Quy trình này cho thấy để tạo ra kết quả cuối cùng Sales phải làm rất nhiều việc ở từng bước. Nội chuyện khoanh vùng cho đúng khách hàng mục tiêu đã cần phải làm đủ thứ chuyện như "Nghiên cứu thị trường, đọc báo cáo hàng năm, phỏng vấn khách hàng cũ,...". Để có thể xây dựng mối quan hệ vững chắc khiến khách hàng thích và tin mình lại đòi hỏi Sales phải làm hàng tá công việc khác nhau như ăn uống, cafe, tặng quà, thăm hỏi, tham gia các hoạt động xã hội chung,...với khách hàng. Mới sơ sơ hai bước thôi đã cần Sales phải ở ngoài đường nhiều hơn ngồi ở công ty rồi. Thế mà vừa bước chân đi đã bị túm cổ lại hỏi đi đâu; bước chân về thì lại bị hỏi "có chốt được hợp đồng không ? Không hả ? Chắc lại đi chơi thôi chứ khách khứa gì" thì bảo sao Sales không điên tiết lên cho được.

Nếu nhìn kỹ sơ đồ này, thay vì quản lý chặt thời gian, chỉ cần quản lý từng việc cần phải làm và kết quả từng việc đó ở mỗi bước là xong. Những hoạt động này buộc phải nhập hết lên hệ thống của công ty, từ đó có thể quan sát và quản lý. Với cách làm này HR vừa không mệt, vừa biết ngay Sales ra ngoài để làm gì mà không cần phải dí theo hỏi, khiến cả hai đều thoải mái, không còn mâu thuẫn với nhau.

BÁO CÁO LÁO THÌ SAO ?

Nhập lên hệ thống là một chuyện nhưng thông tin có thật hay không lại là chuyện khác. Tin buồn là hơn 70% thông tin đang được nhập lên hệ thống công ty đều là hư cấu và mang hình thức đối phó. Lý do là HR nhìn cái sơ đồ này nhưng không hiểu bản chất bên trong, không biết chính xác cái gì sẽ là thước đo cho từng hoạt động ở mỗi bước. 

Ví dụ như ở bước "Khai thác thông tin và khơi gợi nhu cầu" sẽ có hoạt động "Đặt câu hỏi thông minh" nhưng thế nào là câu hỏi thông minh, kết quả cuối cùng cần phải có ở bước này là gì thì lại không biết. Vì không có chuyên môn nên Sales vẽ rồng vẽ rắn gì để báo cáo cũng được hết. Nghĩa là thông tin thì có nhưng doanh thu lại không về. Nếu hiểu rằng ở bước này Sales phải lấy cho bằng được "Động cơ mua hàng" của khách và vài thứ rất quan trọng khác thì HR sẽ biết ngay Sales có làm việc tới nơi tới chốn không, có báo cáo láo hay không ngay khi đọc được thông tin up lên hệ thống. Nhìn vào cách update thông tin sẽ biết ngay thật hay giả là vậy.

KHÔNG CHỊU NHẬP THÔNG TIN THÌ SAO ?

Thì không được đi ra ngoài vì bất kỳ lý do gì, không đủ số thì lên đường. Doanh số không đủ, kế hoạch không làm, thông tin không nhập mà đòi ra ngoài thì 99.99% đi làm việc riêng. Nếu không phải làm việc riêng mà vi phạm điều này quá thường xuyên chứng tỏ nhân viên Sales này không biết tổ chức công việc, đợi nước đến chân mới nhảy. Kiểu nhân viên này không bao giờ đạt số đâu nên HR có thể tiễn đi ngay lập tức thay vì tiếc nuối.

Nói đi thì phải nói lại, hơn 80% công ty không hiểu về quy trình Sales ở hình đính kèm nên thiết kế hệ thống dữ liệu rất không khoa học. Dài dòng, rườm ra, không phục vụ cho mục tiêu từng bước, bất tiện khi nhập liệu khiến Sales không muốn làm. Để có doanh số Sales phải tận dụng từng giây, từng phút một và muốn sử dụng công cụ giúp họ tạo ra kết quả chứ không phải ngăn cản họ. Nếu biết cách làm cho đúng, chả cần phải đi mua mấy cái hệ thống mắc tiền làm gì. Một file Google sheet là giải quyết được tất cả vấn đề đang gặp phải trong việc nhập liệu. Đơn giản, tiện dụng, nhanh gọn, tối ưu.

ĐỂ LÀM TỐT NHỮNG GÌ BÀI VIẾT NÀY ĐÃ HƯỚNG DẪN:

- HR hãy cho Sales tham gia huấn luyện "Quy trình tư vấn" ở hình đính kèm để có thể làm thành thục từng bước.

- Hãy huấn luyện cho Sales biết cách lập kế hoạch bán hàng dựa trên cái sườn tư vấn bán hàng chứ không phải nhập liệu một cách máy móc.

Khi Sales đã có kiến thức, đã hiểu, đã áp dụng thì việc tự nguyện nhập liệu, lập kế hoạch cho từng tháng từng ngày một cách chủ động không phải là điều gì đó xa vời. Lúc này HR chỉ việc vắt chân lên ghế uống cafe thay vì cứ đi quản lý Sales theo thời gian chấm công một cách mệt mỏi, lại còn bị gây thù chuốc oán không đáng có.

Khi một công ty có cái sườn vững thế này sẽ không bị phụ thuộc vô một cá nhân nào hết và rất dễ xây dựng đội ngũ kế thừa. Nhiều công ty không làm được vì thiếu cái xương sống này, để mỗi sếp đào tạo một kiểu theo cảm hứng và kinh nghiệm chủ quan. Đã là xương sống thì Top Sales cũng phải làm và còn phải làm tốt nhất để làm gương cho cả đội. Tất nhiên có trường hợp ngoại lệ là vài Top Sales không làm nhưng mang lại doanh số rất lớn. Đừng cứng nhắc, miễn không phạm luật khiến công trả giá thì kệ, đừng cho lên làm sếp Sales là được vì bản thân ko tuân thủ nguyên tắc sẽ không thể xây Team.

SALES MANAGER Ở ĐÂU MÀ PHẢI ĐỂ HR MỆT MỎI THẾ NÀY ?

Sales Manager của công ty VN đang lạm phát dữ dội vì đủ số là lên sếp chứ có biết cái này đâu mà quản lý với chả giám sát. Vì Sales Manager không giám sát được, cũng không giải trình được mà cứ bênh vực nhân viên cảm tính nên CEO mới phải để HR can thiệp. Trong khi đó nếu Sales Manager đủ xịn thì HR nào phải chịu tiếng ác. Nhưng thôi, dù sao đi nữa sau bài này thì HR đã biết nên làm gì với đội ngũ Sales của mình rồi.

Tái bút,

Thợ sửa ống nước kiêm tổ chức Team Building để Building Team.

P/S: Đọc xong, tự tư duy, tự xây cái file quản lý. Không hiểu cứ hỏi chứ không đòi đồ ăn sẵn kiểu "cho xin cái file" nhé. Hiểu không đến nơi đến chốn, lấy cái file về làm tùm lum lại mang tiếng lắm. Còn cả cái quy trình Sales và kỹ năng lập kế hoạch cũng chưa có thì học đã rồi làm. Dục tốc bất đạt.