#copyweiboVN
Làm sao để nâng cao khả năng diễn đạt? ( Phần 1)
_________________
Khi muốn diễn đạt một vấn đề nào đó, bạn đã bao giờ gặp phải những rắc rối này chưa:
* Có suy nghĩ và ý kiến trong đầu nhưng không biết diễn đạt
*Nói một hồi nhưng người ta không hiểu bạn muốn diễn đạt điều gì
* Bài diễn thuyết yếu và không thuyết phục được người khác.
Giải pháp cho những vấn đề này không phức tạp đâu nhưng cái khó là bạn có áp dụng được những gì đã học hay không. Nếu bạn muốn thực sự nâng cao kỹ năng diễn đạt của mình, bạn cần phải luyện tập đi luyện tập lại.
Phần 1: Ba cấp độ của việc diễn đạt tốt
1. Trình bày quan điểm một cách hoàn chỉnh
2. Trình bày quan điểm một cách rõ ràng, rành mạch
3. Trình bày quan điểm hợp lý và chặt chẽ.
01 丨Học cách trình bày quan điểm một cách hoàn chỉnh
Sự khác biệt lớn nhất giữa việc diễn đạt tốt và kém nằm ở chỗ bạn đã sử dụng ngôn từ thế nào, liệu ngôn từ bạn dùng có chính xác, cụ thể để hỗ trợ nội dung bạn muốn nói chưa.
Bạn hãy đọc kỹ ba đoạn miêu tả dưới đây để giúp bạn nhanh chóng nhận ra sự khác biệt giữa chúng.
Diễn đạt kém:
"Tình hình kinh doanh của công ty tháng này không tốt"
Diễn đạt bình thường:
"Tình hình kinh doanh của công ty không tốt lắm, giảm hơn so với tháng trước rất nhiều."
Diễn đạt tốt:
"Hiệu suất kinh doanh của công ty tháng này đã giảm 10% so với tháng trước. Nguyên nhân cụ thể là do nhân viên nghỉ việc dẫn tới số lượng khách hàng phát triển bị giảm. Trong tháng này đã có bảy nhân viên kinh doanh nghỉ việc nên các khách hàng của họ được chuyển giao cho các nhân viên còn lại để giữ liên lạc với khách hàng, do đó lượng công việc tăng lên dẫn đến số lượng khai thác khách hàng mới đã giảm gần 20%."
Sau khi bạn đọc ba đoạn mô tả này thì rõ ràng có thể biết ngay đoạn nào diễn đạt tốt và kém hơn.
Tình hình kinh doanh kém chỉ là quan điểm của câu này, nhưng kém thế nào thì hai đoạn đầu không đưa ra lời giải thích hợp lí.
Là người nghe, người đọc bạn sẽ thắc mắc " Không tốt chỗ nào?"" Tại sao lại kém?" " Thế nào gọi làm kém?"
Trong khi đó đoạn miêu tả cuối sẽ giúp bạn giải đáp được những nghi ngờ này một cahcs hiệu quả, và đưa ra dẫn chứng để giải thích về nguyên nhân tình hình kinh doanh kém.
Cho nên để diễn đạt được chính xác, thì trong nội dung diễn đạt bạn phải có đủ hai yếu tố là " quan điểm" + " dẫn chứng"
Dẫn chứng của bạn càng chi tiết và cụ thể thì càng có thể miêu tả được " ý tranh" trong đầu đối phương, và khiến họ hiểu được suy nghĩ của bạn.
Xét cho cùng, ý nghĩa quan trọng nhất của việc biểu đạt là truyền đạt những suy nghĩ và cảm xúc bên trong của chúng ta cho người khác, để người khác có thể hiểu được.
Hiển nhiên, "Tình hình kinh doanh tháng này không tốt" ở câu ví dụ đầu tiên chỉ là ý kiến suông, thiếu bằng chứng nên người nghe sẽ nghi ngờ.
Ngược lại, nếu chỉ có dẫn chứng thì đối phương cũng khó hiểu không kém.
Ví dụ đoạn hội thoại sau:
"Hôm nay trên đường đi làm em nhìn thấy một con chó, thân hình nhỏ nhắn với bộ lông màu nâu"
"?"
"Không có gì, em chỉ muốn nói là em đã nhìn thấy một con chó"
"..."
Chỉ nêu ra những "dẫn chứng" như đoạn trên rất dễ khiến đối phương không biết bạn muốn nói gì.
02 丨 Học cách trình bày quan điểm một cách rõ ràng, rành mạch
Nhưng chỉ hoàn chỉnh chính xác thôi thì chưa đủ. Bạn đã bao giờ gặp phải trường hợp nào mà rõ ràng bạn đã nói rất tỉ mỉ và chi tiết nhưng người kia vẫn không hiểu được ý của bạn chưa?
Lúc này có thể bạn thấy rất phiền và cảm thấy khả năng thấu hiểu của đối phương quá kém!
Nhưng hãy dừng lại đi, đừng than phiền nữa, vì vấn đề có thể là ở chính bạn đó.
Nếu không tin bạn hãy đọc đoạn sau nhé:
Tiểu Minh là một người rất giỏi giang. ----- Quan điểm
Anh ấy luôn làm việc hiệu quả và chăm chỉ, không bao giờ lười biếng trì hoãn công việc, luôn hoàn thành mọi nhiệm vụ được giao một cách nhanh chóng, có học lực tốt, làm việc nghiêm túc và chăm chỉ, lúc làm việc chưa từng xảy ra sai sót, trong quá trình chuyển đổi công tác luôn thích ứng nhanh với vị trí mới. Là người thân thiện, sẵn sàng giúp đỡ đồng nghiệp khi khó khăn, cũng có tấm lòng lương thiện, có thể thường xuyên thấy anh ấy tham gia các hoạt động từ thiện cộng đồng, anh ấy cũng thích đọc sách, mỗi tháng đọc ít nhất 4 cuốn sách. ----- Dẫn chứng
Mặc dù đoạn này có dẫn chứng, quan điểm và được miêu tả hoàn chỉnh. Nhưng bạn không cảm nhận được gì cả, và cũng không nhớ được nội dung nói gì?
Lí do là trong đoạn trên thiếu các cấu trúc câu.
Chúng ta làm một thí nghiệm nhỏ nhé:
Bạn có 10 giây để ghi nhớ số lượng và màu sắc đậm nhạt của các số sau đây.
6 3 3 6 4 4 5 2 6 5
2 2 3 5 5 4 4 6 2 3
1, 2,.......10 Hết giờ!
Bây giờ hãy nhắm mắt lại và hồi tưởng lại, bạn nhớ được bao nhiêu số rồi?
4 số? Hay 6 số? Tóm lại, có một mớ chẳng thể nhớ được!
Giờ chúng ta đổi sang một thí nghiệm khác nhé:
Bạn vẫn có 10 giây để nhớ các số lượng và màu sắc của các số sau đây.
2 3 4 5 6 2 3 4 5 6
2 3 4 5 6 2 3 4 5 6
1, 2,.......10 Hết giờ!
Bạn nhận ra rồi chứ?
Lần này, việc ghi nhớ màu sắc và con số cũng trở nên dễ dàng hơn đúng chứ.
Thực chất hai bộ số trong hai thí nghiệm đều giống nhau, nhưng tại sao bộ số sau lại dễ nhớ hơn bộ trước?
Bởi vì bộ não con người thích những thông tin "ngắn gọn và có quy luật" hơn.
Trong bài nghiên cứu "Con số kỳ diệu: 7 ± 2: Giới hạn khả năng xử lý thông tin của chúng ta" của nhà tâm lý học nhận thức người Mỹ George A. Miller đã chỉ ra rằng mức độ trí nhớ ngắn hạn của người trẻ là khoảng 7 mảnh thông tin. Một số người có thể nhớ tới 9 mảnh thông tin, có người chỉ thể nhớ 5 mảnh, 3 mảnh là dễ nhớ, và 1 mảnh thông tin là dễ nhớ nhất.
Ngoài ra, nhiều nghiên cứu tương tự đã chỉ ra rằng trí nhớ ngắn hạn của con người dễ dàng tiếp nhận thông tin dưới 7 ± 2 mảnh.
Quay trở lại với vấn đề diễn đạt nếu muốn nội dung diễn đạt dễ nhớ hơn, bạn cần tổ chức thông tin thành nội dung ngắn gọn, có quy luật rồi hãy truyền tải nó.
Theo nghiên cứu lí luận "Con số 7 ± 2 thần kì", thì từ 2-4 mảnh thông tin thôi là dễ nhớ nhất.
Giống như đoạn văn trên vậy đó.
Mặc dù đoạn văn có đầy đủ thông tin nhưng nội dung lại khá lộn xộn, và sau khi đọc xong cũng không nhớ được người này xuất sắc tài giỏi cụ thể ở điểm nào.
Ở đây chúng ta có thể sử dụng "Phương pháp ba điểm vàng" thường được sử dụng trong các bài phát biểu, ý nghĩa như tên, chính là tách một đoạn văn thành ba phần .
Nếu bạn thường nghe các bài phát biểu, bạn sẽ thấy rằng nhiều nhà lãnh đạo đặc biệt thích sử dụng "Phương pháp ba điểm vàng" này khi phát biểu.
Cho nên giờ tôi sẽ sử dụng "Phương pháp ba điểm vàng" này để chỉnh sửa lại đoạn văn trên：
Hiểu Minh là một người rất giỏi giang, tôi có thể chứng minh được từ ba phương diện. Thứ nhất, anh ấy luôn làm việc hiệu quả và chăm chỉ, không bao giờ lười biếng trì hoãn công việc, luôn hoàn thành mọi nhiệm vụ được giao một cách nhanh chóng. Thứ hai, anh ấy có năng lực học tập tốt, làm việc nghiêm túc và chăm chỉ, lúc làm việc chưa từng xảy ra sai sót, trong quá trình chuyển đổi công tác luôn thích ứng nhanh với vị trí mới. Thứ ba, anh ấy là người thân thiện, luôn sẵn sàng giúp đỡ đồng nghiệp khi khó khăn, và cũng là người có tấm lòng lương thiện, có thể thấy anh ấy thường xuyên tham gia các hoạt động từ thiện cộng đồng. Anh ấy cũng thích đọc sách nữa, mỗi tháng anh ấy đọc được ít nhất 4 cuốn sách.
Bạn thấy sao? Sau khi chỉnh sửa tí, có phải thấy nó ngắn gọn và dễ nhớ hơn không?
Để cải thiện việc tổ chức cấu trúc ngôn ngữ của bạn không khó đâu, chỉ cần bạn có thể dốc lòng thực hành "phương pháp ba điểm vang" trong thực tiễn, bạn sẽ sớm đạt được kết quả.
Ví dụ: Mỗi khi bạn đánh giá một sự vật nào đó, hãy sử dụng thêm các từ theo trình tự như "đầu tiên, thứ hai, thứ ba", "đầu tiên, sau đó, cuối cùng" để cho người nghe nhận ra được sự chặt chẽ về mặt logic.
Nhưng cũng phải nói rằng đây cũng chỉ là một mẹo chặt chẽ ảo nhỏ để người mới bắt đầu diễn đạt được hiểu quả hơn, còn nếu bạn muốn trở thành bậc thầy logic thì hãy đọc tiếp phía dưới nhé.
03 丨Học cách trình bày quan điểm hợp lý và chặt chẽ.
Tại sao dùng cách trên lại là chặt chẻ ảo?
Bởi vì trong nội dung miêu tả trước cái "thứ nhất, thứ hai, thứ ba", không có mối liên hệ chặt chẽ thực sự.
Ví dụ, điều thứ hai đề cập đến khả năng học tập xuất sắc, thì có liên quan gì tới không mắc sai sót nào trong công việc?
Tiểu Minh rất thân thiện, nhưng lại chẳng liên quan gì đến niềm yêu thích đọc sách của anh ấy cả.
Kiểu như là bạn nói với người ta "Tớ thích mì, chẳng hạn như ramen, mì xào, và hamburger."
Nếu bạn muốn đoạn văn chặt chẽ hợp lí hơn thì bạn nên đặt các nội dung mô tả có liên quan thực tế đến nhau cạnh nhau. Sau khi chỉnh sửa tối ưu hóa thì nó sẽ như thế này đây:
Hiểu Minh là một người rất giỏi giang, tôi có thể chứng minh được từ ba phương diện. Thứ nhất, anh ấy luôn làm việc hiệu quả và chăm chỉ, không bao giờ lười biếng trì hay hoãn công việc, luôn hoàn thành mọi nhiệm vụ được giao một cách nhanh chóng, làm việc nghiêm túc và chăm chỉ, lúc làm việc chưa từng xảy ra sai sót gì. Thứ hai, anh ấy có năng lực học tập tốt, trong quá trình chuyển đổi công tác luôn thích ứng nhanh với vị trí mới, anh ấy cũng thích đọc sách nữa, mỗi tháng anh ấy đọc được ít nhất 4 cuốn sách. Thứ ba, anh ấy là người thân thiện, luôn sẵn sàng giúp đỡ đồng nghiệp khi khó khăn, và cũng là người có tấm lòng lương thiện, có thể thấy anh ấy thường xuyên tham gia các hoạt động từ thiện cộng đồng.
Nếu bạn không thể nhớ rõ, mình có tóm tắt lại đây:
Trình bày quan điểm một cách hoàn chỉnh để diễn đạt tốt hơn cần có " quan điểm" + "dẫn chứng".
Trình bày quan điểm một cách rõ ràng, rành mạch để diễn đạt tốt hơn cần có cấu trúc câu hợp lí để người nghe người đọc dễ hiểu.
Trình bày quan điểm hợp lý và chặt chẽ để diễn đạt tốt hơn cần có cơ sở lí luận chắc chắn và phải được cân nhắc kĩ lưỡng.
Về mặt logic, bạn cần nắm rõ hai phương thức logic phổ biến là diễn dịch và quy nạp:
- Logic diễn dịch: Là phương pháp suy luận logic đi từ cái phổ biến đến cái riêng lẻ, cá biệt, từ cái chung đến cái riêng.
- Logic quy nạp: là một quan hệ logic hoàn toàn trái ngược với logic diễn dịch, nó bao gồm từ suy luận logic đi từ cái riêng đến cái chung và thường được gọi là một loại suy luận xác suất.
Logic quy nạp bao gồm ba trình tự logic phổ biến: trình tự thời gian, trình tự cấu trúc, trình tự theo tính quan trọng
( Phần tiếp theo của phần 1 giải thích cho hai phương thức logic diễn dịch và logic quy nạp. Nếu bạn nào học qua Logic học đại cương thì sẽ dễ hiểu hơn, hoặc bạn nào muốn tìm hiểu có thể kiếm trên bác google hoặc liên tưởng tới môn Văn có dạy phương pháp viết văn lập luận quy nạp và diễn dịch để nắm rõ hai phương pháp này hơn, rồi vận dụng vào cách thứ ba này. Mình sẽ không dịch vì càng dịch người đọc sẽ càng đau đầu chóng mặt)
#copyweiboVN Làm sao để nâng cao khả năng diễn đạt? （Phần 2）
________________________
Phần 2: Ba cách để cải thiện khả năng diễn đạt nhanh chóng
1. Phương pháp hồi tưởng;
2. Phương pháp luật thang máy;
3. Phương pháp luyện kể chuyện.
• Phương pháp 1: Phương pháp Replay ( Phương pháp thực hành lại/ hồi tưởng)
"Replay" hay còn gọi là chơi lại là thuật ngữ xuất phát từ môn cờ vua, mang nghĩa là sau mỗi ván đấu, người chơi đi lại các nước đi trên bàn cờ khi nãy và phân tích ưu nhược điểm của đối thủ cũng như điểm mấu chốt dẫn đến kết quả thắng thua trong quá trình chơi.
Replay được coi là cách quan trọng nhất để người chơi cờ vua tăng kỹ năng, nhất là khi đấu với những người chơi có trình độ cao hơn mình, nhờ cách này mà họ có thể nhìn thấy được những nước đi thiếu suy nghĩ của mình qua góc nhìn của người khác, rồi từ đó lấy kinh nghiệm của người khác sử dụng cho bản thân.
Tư duy hồi tưởng là "xem lại một lượt" những việc chúng ta đã làm, và chỉ ra hành động cần làm tieeos theo thông qua việc xem xét, lặp lại chúng, phân tích, tìm ra vấn đề và hướng dẫn hành động tiếp theo của chúng ta thông qua việc xem xét, lặp lại và phân tích, tìm ra lý do và tổng kết quy luật.
Ngày nay, việc áp dụng phương pháp tư duy hồi tưởng cũng được sử dụng rất rộng rãi, dù là trong việc phân tích chứng khoán hay phân tích công việc, nhiều người tài đều rất giỏi trong việc sử dụng phương pháp này.
Làm thế nào chúng ta có thể vận dụng phương pháp tư duy hồi tưởng vào việc cải thiện kỹ năng giao tiếp?
Chúng ta hãy lấy cuộc trò chuyện với đồng nghiệp hoặc sếp làm ví dụ nhé. Khi giao tiếp, bạn có thể ghi lại suy nghĩ của mình về các bước sau bằng giấy bút:
Đầu tiên, hãy nhớ lại mục đích của cuộc trò chuyện khi đó, chủ đề của cuộc đối thoại là gì? Muốn giải quyết vấn đề gì? Muốn truyền tải quan điểm, ý kiến gì?
Thứ hai, hãy diễn lại cuộc trò chuyện đó, đồng thời phân tích lý do và suy nghĩ xem tại sao lúc ấy bạn lại nói câu đó. Tại sao lại có suy nghĩ như vậy? Có chỗ nào thiếu sót không?
Cuối cùng, tìm ra quy luật của cuộc trò chuyện, bối cảnh đối thoại tại nơi làm việc đa số là liên quan tới báo cáo, yêu cầu nhờ vả, hướng dẫn, từ chối, ... Những gì chúng ta gặp phải thường không phải là một vấn đề, mà là một loại vấn đề.
Sau khi hồi tưởng lại, bạn có thể nhận ra các kỹ năng và chìa khóa quan trọng để việc giao tiếp hiệu quả hơn trong một cảnh nhất định nào đó. Sau khi xem xét và phân tích, bạn có thể xây dựng kinh nghiệm cho riêng mình và tích hợp nó vào hệ thống kiến thức của riêng bạn.
Nếu có thể, thậm chí bạn có thể ghi âm lại cuộc trò chuyện để tránh cho sau này gặp phải lỗi y như vậy.
( Dành cho bạn nào chưa hiểu: Trong một bối cảnh nhất định ví dụ như công ty, các cuộc nói chuyện hằng ngày đa số sẽ liên quan tới công việc và bạn cảm thẩy bản thân nói chuyện chưa tốt thì bạn hãy hồi tưởng lại xem nó chưa tốt ở đâu, và điểm chung của điểm chưa tốt là gì, ví như: bạn giận quá mất khôn phát ngôn bừa bãi, cách xưng hô, thái độ hoặc cách dùng từ không chính xác. Ví dụ:
" Cậu đi mua đồ thì sẵn tiện in giùm xấp tài liệu luôn nhé?"
" Ui gì thế! Có chân có tay tự đi đi má ơi" cùng câu " Xin lỗi cậu, nhưng mình không có đi ngang chỗ in. Cậu có cần gấp không?" . Tuy cùng là hai câu từ chối nhưng sẽ mang tới cho người nghe hai cảm giác khác nhau.
• Phương pháp 2: Phương pháp thực hành luật thang máy
Tuy gọi là thực hành luật thang máy nhưng không phải chỉ bạn đứng trong thang máy tập nói chuyện, mà phương pháp này đến từ một công ty tư vấn nổi tiếng – McKinsey.
McKinsey là công ty tư vấn quản lý cho doanh nghiệp, là công ty tư vấn hàng đầu thế giới nhưng trước đó công ty cũng từng có một quá khứ không êm đẹp, suy cho cùng thì không phải một ngày là xây xong thành Roma.
McKinsey & Company đã từng trải qua một bài học đau đớn thế này: Công ty từng nhận tư vấn cho một khách hàng lớn quan trọng. Vào cuối buổi tư vấn, chuyên gia tư vấn của McKinsey đã gặp chủ tịch của công ty khách hàng trong thang máy. Chủ tịch hỏi chuyển gia tư vấn của McKinsey: "Anh có thể cho tôi biết kết quả được không?" Nhưng do vị chuyên gia này không kịp chuẩn bị, và du có chuẩn bị rồi đi nữa cũng không thể giải thích kết quả rõ ràng chỉ trong 30 giây tính từ tầng 30 xuống tầng 1 được.Và cuối cùng, McKinsey đã mất đi vị khách hàng quan trọng này.
Từ đó, McKinsey yêu cầu tất cả nhân viên phải diễn đạt mọi thứ một cách rõ ràng mạch lạc trong thời gian ngắn nhất có thể, phải có đầy đủ từ chủ đề đến kết quả, đồng thời phải tóm tắt nội dung cần diễn đạt thành ba điểm chính. Đây chính là "Quy tắc 30 giây thang máy" được phổ biến rộng rãi.
Chúng ta nên áp dụng "Quy tắc 30 giây thang máy" như thế nào?
Ví dụ, nếu bạn muốn báo cáo việc gì đó với sếp của mình, bạn có thể thử xem liệu mình có thể diễn đạt được điều quan trọng nhất trong vòng 30 giây hay không.
Một ví dụ khác là lúc bạn đi phỏng vấn, người phỏng vấn yêu cầu bạn giới thiệu về bản thân, vậy liệu bạn có thể giới thiệu thông tin toàn diện của mình trong vòng 30 giây không?
Trong quá trình luyện tập hàng ngày, bạn có thể bật chế độ ghi âm và phát biểu một cách ngẫu hứng, hãy nhớ là diễn đạt một hơi nhé, kể cả khi bạn nói không tốt, nói vấp đi nữa thì cũng đừng nói lại từ đầu nhé.Sau đó mở lại bản ghi âm để nghe và phân tích, bạn sẽ biết rằng mình thiếu sót chỗ nào nè.
• Phương pháp 3: Phương pháp luyện kể chuyện.
Tôi không biết bạn có thích xem các bài diễn thuyết của TED không, vậy tại sao TED lại nổi tiếng như vậy?
Ngoài chia sẻ những ý tưởng, kinh nghiệm và truyền cảm hứng cho người xem, lý do lớn nhất là vì họ giỏi kể chuyện, dù đó là câu chuyện của bản thân hay là của người khác đi nữa.
Những bài diễn thuyết của họ không chỉ là "chia sẻ gì đó", mà còn có nhiều câu chuyện thú vị, một bài diễn thuyết hấp dẫn như vậy đương nhiên sẽ có lượng người xem vô cùng cao rồi.
Những người có kỹ năng diễn đạt tốt thường giỏi truyền đạt ý kiến của người khác hoặc kể lại những câu chuyện và kinh nghiệm của người khác.
Kể chuyện cũng là một trong những cách đơn giản và hiệu quả nhất để cải thiện kỹ năng giao tiếp.
Ví dụ, sau khi bạn xem một bộ phim và bạn nghĩ rằng nó rất tuyệt vời và muốn chia sẻ nó với những người khác, hãy kể lại bộ phim đó nhé.
Hoặc nếu bạn thấy sự việc gì đó thú vị và muốn chia sẻ với bạn bè xung quanh, thì kể lại nguyên nhân, diễn biến và kết quả của sự việc đó.
Khi đang luyện tập, bạn cũng có thể bật chế độ ghi âm và cảm nhận khả năng kể chuyện của chính mình thông qua việc nghe đi nghe lại.
Thực ra dù là nguyên lý hay phương pháp thì nghe cũng không khó lắm đâu.
Cái khó là cách bạn áp dụng những kiến thức đã học vào công việc và cuộc sống thực tiễn, bởi vì khoảng cách từ biết đến thực hiện thì không xa mà cũng không gần.
Còn xa hay gần còn phải xem bạn có chịu bước lên hay không, vì sự thống nhất giữa kiến thức và hành động là điều quan trọng nhất.
Các bạn hỏi tôi nên đọc sách gì để hiểu thêm thì mọi người có thể tìm đọc cuốn sách này nhé
The Minto Pyramid Principle – Nguyên lý kim tự tháp Minto
___
Làm sao để nâng cao khả năng diễn đạt? ( Phần 1)
_________________
Khi muốn diễn đạt một vấn đề nào đó, bạn đã bao giờ gặp phải những rắc rối này chưa:
* Có suy nghĩ và ý kiến trong đầu nhưng không biết diễn đạt
*Nói một hồi nhưng người ta không hiểu bạn muốn diễn đạt điều gì
* Bài diễn thuyết yếu và không thuyết phục được người khác.
Giải pháp cho những vấn đề này không phức tạp đâu nhưng cái khó là bạn có áp dụng được những gì đã học hay không. Nếu bạn muốn thực sự nâng cao kỹ năng diễn đạt của mình, bạn cần phải luyện tập đi luyện tập lại.
Phần 1: Ba cấp độ của việc diễn đạt tốt
1. Trình bày quan điểm một cách hoàn chỉnh
2. Trình bày quan điểm một cách rõ ràng, rành mạch
3. Trình bày quan điểm hợp lý và chặt chẽ.
01 丨Học cách trình bày quan điểm một cách hoàn chỉnh
Sự khác biệt lớn nhất giữa việc diễn đạt tốt và kém nằm ở chỗ bạn đã sử dụng ngôn từ thế nào, liệu ngôn từ bạn dùng có chính xác, cụ thể để hỗ trợ nội dung bạn muốn nói chưa.
Bạn hãy đọc kỹ ba đoạn miêu tả dưới đây để giúp bạn nhanh chóng nhận ra sự khác biệt giữa chúng.
Diễn đạt kém:
"Tình hình kinh doanh của công ty tháng này không tốt"
Diễn đạt bình thường:
"Tình hình kinh doanh của công ty không tốt lắm, giảm hơn so với tháng trước rất nhiều."
Diễn đạt tốt:
"Hiệu suất kinh doanh của công ty tháng này đã giảm 10% so với tháng trước. Nguyên nhân cụ thể là do nhân viên nghỉ việc dẫn tới số lượng khách hàng phát triển bị giảm. Trong tháng này đã có bảy nhân viên kinh doanh nghỉ việc nên các khách hàng của họ được chuyển giao cho các nhân viên còn lại để giữ liên lạc với khách hàng, do đó lượng công việc tăng lên dẫn đến số lượng khai thác khách hàng mới đã giảm gần 20%."
Sau khi bạn đọc ba đoạn mô tả này thì rõ ràng có thể biết ngay đoạn nào diễn đạt tốt và kém hơn.
Tình hình kinh doanh kém chỉ là quan điểm của câu này, nhưng kém thế nào thì hai đoạn đầu không đưa ra lời giải thích hợp lí.
Là người nghe, người đọc bạn sẽ thắc mắc " Không tốt chỗ nào?"" Tại sao lại kém?" " Thế nào gọi làm kém?"
Trong khi đó đoạn miêu tả cuối sẽ giúp bạn giải đáp được những nghi ngờ này một cahcs hiệu quả, và đưa ra dẫn chứng để giải thích về nguyên nhân tình hình kinh doanh kém.
Cho nên để diễn đạt được chính xác, thì trong nội dung diễn đạt bạn phải có đủ hai yếu tố là " quan điểm" + " dẫn chứng"
Dẫn chứng của bạn càng chi tiết và cụ thể thì càng có thể miêu tả được " ý tranh" trong đầu đối phương, và khiến họ hiểu được suy nghĩ của bạn.
Xét cho cùng, ý nghĩa quan trọng nhất của việc biểu đạt là truyền đạt những suy nghĩ và cảm xúc bên trong của chúng ta cho người khác, để người khác có thể hiểu được.
Hiển nhiên, "Tình hình kinh doanh tháng này không tốt" ở câu ví dụ đầu tiên chỉ là ý kiến suông, thiếu bằng chứng nên người nghe sẽ nghi ngờ.
Ngược lại, nếu chỉ có dẫn chứng thì đối phương cũng khó hiểu không kém.
Ví dụ đoạn hội thoại sau:
"Hôm nay trên đường đi làm em nhìn thấy một con chó, thân hình nhỏ nhắn với bộ lông màu nâu"
"?"
"Không có gì, em chỉ muốn nói là em đã nhìn thấy một con chó"
"..."
Chỉ nêu ra những "dẫn chứng" như đoạn trên rất dễ khiến đối phương không biết bạn muốn nói gì.
02 丨 Học cách trình bày quan điểm một cách rõ ràng, rành mạch
Nhưng chỉ hoàn chỉnh chính xác thôi thì chưa đủ. Bạn đã bao giờ gặp phải trường hợp nào mà rõ ràng bạn đã nói rất tỉ mỉ và chi tiết nhưng người kia vẫn không hiểu được ý của bạn chưa?
Lúc này có thể bạn thấy rất phiền và cảm thấy khả năng thấu hiểu của đối phương quá kém!
Nhưng hãy dừng lại đi, đừng than phiền nữa, vì vấn đề có thể là ở chính bạn đó.
Nếu không tin bạn hãy đọc đoạn sau nhé:
Tiểu Minh là một người rất giỏi giang. ----- Quan điểm
Anh ấy luôn làm việc hiệu quả và chăm chỉ, không bao giờ lười biếng trì hoãn công việc, luôn hoàn thành mọi nhiệm vụ được giao một cách nhanh chóng, có học lực tốt, làm việc nghiêm túc và chăm chỉ, lúc làm việc chưa từng xảy ra sai sót, trong quá trình chuyển đổi công tác luôn thích ứng nhanh với vị trí mới. Là người thân thiện, sẵn sàng giúp đỡ đồng nghiệp khi khó khăn, cũng có tấm lòng lương thiện, có thể thường xuyên thấy anh ấy tham gia các hoạt động từ thiện cộng đồng, anh ấy cũng thích đọc sách, mỗi tháng đọc ít nhất 4 cuốn sách. ----- Dẫn chứng
Mặc dù đoạn này có dẫn chứng, quan điểm và được miêu tả hoàn chỉnh. Nhưng bạn không cảm nhận được gì cả, và cũng không nhớ được nội dung nói gì?
Lí do là trong đoạn trên thiếu các cấu trúc câu.
Chúng ta làm một thí nghiệm nhỏ nhé:
Bạn có 10 giây để ghi nhớ số lượng và màu sắc đậm nhạt của các số sau đây.
6 3 3 6 4 4 5 2 6 5
2 2 3 5 5 4 4 6 2 3
1, 2,.......10 Hết giờ!
Bây giờ hãy nhắm mắt lại và hồi tưởng lại, bạn nhớ được bao nhiêu số rồi?
4 số? Hay 6 số? Tóm lại, có một mớ chẳng thể nhớ được!
Giờ chúng ta đổi sang một thí nghiệm khác nhé:
Bạn vẫn có 10 giây để nhớ các số lượng và màu sắc của các số sau đây.
2 3 4 5 6 2 3 4 5 6
2 3 4 5 6 2 3 4 5 6
1, 2,.......10 Hết giờ!
Bạn nhận ra rồi chứ?
Lần này, việc ghi nhớ màu sắc và con số cũng trở nên dễ dàng hơn đúng chứ.
Thực chất hai bộ số trong hai thí nghiệm đều giống nhau, nhưng tại sao bộ số sau lại dễ nhớ hơn bộ trước?
Bởi vì bộ não con người thích những thông tin "ngắn gọn và có quy luật" hơn.
Trong bài nghiên cứu "Con số kỳ diệu: 7 ± 2: Giới hạn khả năng xử lý thông tin của chúng ta" của nhà tâm lý học nhận thức người Mỹ George A. Miller đã chỉ ra rằng mức độ trí nhớ ngắn hạn của người trẻ là khoảng 7 mảnh thông tin. Một số người có thể nhớ tới 9 mảnh thông tin, có người chỉ thể nhớ 5 mảnh, 3 mảnh là dễ nhớ, và 1 mảnh thông tin là dễ nhớ nhất.
Ngoài ra, nhiều nghiên cứu tương tự đã chỉ ra rằng trí nhớ ngắn hạn của con người dễ dàng tiếp nhận thông tin dưới 7 ± 2 mảnh.
Quay trở lại với vấn đề diễn đạt nếu muốn nội dung diễn đạt dễ nhớ hơn, bạn cần tổ chức thông tin thành nội dung ngắn gọn, có quy luật rồi hãy truyền tải nó.
Theo nghiên cứu lí luận "Con số 7 ± 2 thần kì", thì từ 2-4 mảnh thông tin thôi là dễ nhớ nhất.
Giống như đoạn văn trên vậy đó.
Mặc dù đoạn văn có đầy đủ thông tin nhưng nội dung lại khá lộn xộn, và sau khi đọc xong cũng không nhớ được người này xuất sắc tài giỏi cụ thể ở điểm nào.
Ở đây chúng ta có thể sử dụng "Phương pháp ba điểm vàng" thường được sử dụng trong các bài phát biểu, ý nghĩa như tên, chính là tách một đoạn văn thành ba phần .
Nếu bạn thường nghe các bài phát biểu, bạn sẽ thấy rằng nhiều nhà lãnh đạo đặc biệt thích sử dụng "Phương pháp ba điểm vàng" này khi phát biểu.
Cho nên giờ tôi sẽ sử dụng "Phương pháp ba điểm vàng" này để chỉnh sửa lại đoạn văn trên：
Hiểu Minh là một người rất giỏi giang, tôi có thể chứng minh được từ ba phương diện. Thứ nhất, anh ấy luôn làm việc hiệu quả và chăm chỉ, không bao giờ lười biếng trì hoãn công việc, luôn hoàn thành mọi nhiệm vụ được giao một cách nhanh chóng. Thứ hai, anh ấy có năng lực học tập tốt, làm việc nghiêm túc và chăm chỉ, lúc làm việc chưa từng xảy ra sai sót, trong quá trình chuyển đổi công tác luôn thích ứng nhanh với vị trí mới. Thứ ba, anh ấy là người thân thiện, luôn sẵn sàng giúp đỡ đồng nghiệp khi khó khăn, và cũng là người có tấm lòng lương thiện, có thể thấy anh ấy thường xuyên tham gia các hoạt động từ thiện cộng đồng. Anh ấy cũng thích đọc sách nữa, mỗi tháng anh ấy đọc được ít nhất 4 cuốn sách.
Bạn thấy sao? Sau khi chỉnh sửa tí, có phải thấy nó ngắn gọn và dễ nhớ hơn không?
Để cải thiện việc tổ chức cấu trúc ngôn ngữ của bạn không khó đâu, chỉ cần bạn có thể dốc lòng thực hành "phương pháp ba điểm vang" trong thực tiễn, bạn sẽ sớm đạt được kết quả.
Ví dụ: Mỗi khi bạn đánh giá một sự vật nào đó, hãy sử dụng thêm các từ theo trình tự như "đầu tiên, thứ hai, thứ ba", "đầu tiên, sau đó, cuối cùng" để cho người nghe nhận ra được sự chặt chẽ về mặt logic.
Nhưng cũng phải nói rằng đây cũng chỉ là một mẹo chặt chẽ ảo nhỏ để người mới bắt đầu diễn đạt được hiểu quả hơn, còn nếu bạn muốn trở thành bậc thầy logic thì hãy đọc tiếp phía dưới nhé.
03 丨Học cách trình bày quan điểm hợp lý và chặt chẽ.
Tại sao dùng cách trên lại là chặt chẻ ảo?
Bởi vì trong nội dung miêu tả trước cái "thứ nhất, thứ hai, thứ ba", không có mối liên hệ chặt chẽ thực sự.
Ví dụ, điều thứ hai đề cập đến khả năng học tập xuất sắc, thì có liên quan gì tới không mắc sai sót nào trong công việc?
Tiểu Minh rất thân thiện, nhưng lại chẳng liên quan gì đến niềm yêu thích đọc sách của anh ấy cả.
Kiểu như là bạn nói với người ta "Tớ thích mì, chẳng hạn như ramen, mì xào, và hamburger."
Nếu bạn muốn đoạn văn chặt chẽ hợp lí hơn thì bạn nên đặt các nội dung mô tả có liên quan thực tế đến nhau cạnh nhau. Sau khi chỉnh sửa tối ưu hóa thì nó sẽ như thế này đây:
Hiểu Minh là một người rất giỏi giang, tôi có thể chứng minh được từ ba phương diện. Thứ nhất, anh ấy luôn làm việc hiệu quả và chăm chỉ, không bao giờ lười biếng trì hay hoãn công việc, luôn hoàn thành mọi nhiệm vụ được giao một cách nhanh chóng, làm việc nghiêm túc và chăm chỉ, lúc làm việc chưa từng xảy ra sai sót gì. Thứ hai, anh ấy có năng lực học tập tốt, trong quá trình chuyển đổi công tác luôn thích ứng nhanh với vị trí mới, anh ấy cũng thích đọc sách nữa, mỗi tháng anh ấy đọc được ít nhất 4 cuốn sách. Thứ ba, anh ấy là người thân thiện, luôn sẵn sàng giúp đỡ đồng nghiệp khi khó khăn, và cũng là người có tấm lòng lương thiện, có thể thấy anh ấy thường xuyên tham gia các hoạt động từ thiện cộng đồng.
Nếu bạn không thể nhớ rõ, mình có tóm tắt lại đây:
Trình bày quan điểm một cách hoàn chỉnh để diễn đạt tốt hơn cần có " quan điểm" + "dẫn chứng".
Trình bày quan điểm một cách rõ ràng, rành mạch để diễn đạt tốt hơn cần có cấu trúc câu hợp lí để người nghe người đọc dễ hiểu.
Trình bày quan điểm hợp lý và chặt chẽ để diễn đạt tốt hơn cần có cơ sở lí luận chắc chắn và phải được cân nhắc kĩ lưỡng.
Về mặt logic, bạn cần nắm rõ hai phương thức logic phổ biến là diễn dịch và quy nạp:
- Logic diễn dịch: Là phương pháp suy luận logic đi từ cái phổ biến đến cái riêng lẻ, cá biệt, từ cái chung đến cái riêng.
- Logic quy nạp: là một quan hệ logic hoàn toàn trái ngược với logic diễn dịch, nó bao gồm từ suy luận logic đi từ cái riêng đến cái chung và thường được gọi là một loại suy luận xác suất.
Logic quy nạp bao gồm ba trình tự logic phổ biến: trình tự thời gian, trình tự cấu trúc, trình tự theo tính quan trọng
( Phần tiếp theo của phần 1 giải thích cho hai phương thức logic diễn dịch và logic quy nạp. Nếu bạn nào học qua Logic học đại cương thì sẽ dễ hiểu hơn, hoặc bạn nào muốn tìm hiểu có thể kiếm trên bác google hoặc liên tưởng tới môn Văn có dạy phương pháp viết văn lập luận quy nạp và diễn dịch để nắm rõ hai phương pháp này hơn, rồi vận dụng vào cách thứ ba này. Mình sẽ không dịch vì càng dịch người đọc sẽ càng đau đầu chóng mặt)
#copyweiboVN Làm sao để nâng cao khả năng diễn đạt? （Phần 2）
________________________
Phần 2: Ba cách để cải thiện khả năng diễn đạt nhanh chóng
1. Phương pháp hồi tưởng;
2. Phương pháp luật thang máy;
3. Phương pháp luyện kể chuyện.
• Phương pháp 1: Phương pháp Replay ( Phương pháp thực hành lại/ hồi tưởng)
"Replay" hay còn gọi là chơi lại là thuật ngữ xuất phát từ môn cờ vua, mang nghĩa là sau mỗi ván đấu, người chơi đi lại các nước đi trên bàn cờ khi nãy và phân tích ưu nhược điểm của đối thủ cũng như điểm mấu chốt dẫn đến kết quả thắng thua trong quá trình chơi.
Replay được coi là cách quan trọng nhất để người chơi cờ vua tăng kỹ năng, nhất là khi đấu với những người chơi có trình độ cao hơn mình, nhờ cách này mà họ có thể nhìn thấy được những nước đi thiếu suy nghĩ của mình qua góc nhìn của người khác, rồi từ đó lấy kinh nghiệm của người khác sử dụng cho bản thân.
Tư duy hồi tưởng là "xem lại một lượt" những việc chúng ta đã làm, và chỉ ra hành động cần làm tieeos theo thông qua việc xem xét, lặp lại chúng, phân tích, tìm ra vấn đề và hướng dẫn hành động tiếp theo của chúng ta thông qua việc xem xét, lặp lại và phân tích, tìm ra lý do và tổng kết quy luật.
Ngày nay, việc áp dụng phương pháp tư duy hồi tưởng cũng được sử dụng rất rộng rãi, dù là trong việc phân tích chứng khoán hay phân tích công việc, nhiều người tài đều rất giỏi trong việc sử dụng phương pháp này.
Làm thế nào chúng ta có thể vận dụng phương pháp tư duy hồi tưởng vào việc cải thiện kỹ năng giao tiếp?
Chúng ta hãy lấy cuộc trò chuyện với đồng nghiệp hoặc sếp làm ví dụ nhé. Khi giao tiếp, bạn có thể ghi lại suy nghĩ của mình về các bước sau bằng giấy bút:
Đầu tiên, hãy nhớ lại mục đích của cuộc trò chuyện khi đó, chủ đề của cuộc đối thoại là gì? Muốn giải quyết vấn đề gì? Muốn truyền tải quan điểm, ý kiến gì?
Thứ hai, hãy diễn lại cuộc trò chuyện đó, đồng thời phân tích lý do và suy nghĩ xem tại sao lúc ấy bạn lại nói câu đó. Tại sao lại có suy nghĩ như vậy? Có chỗ nào thiếu sót không?
Cuối cùng, tìm ra quy luật của cuộc trò chuyện, bối cảnh đối thoại tại nơi làm việc đa số là liên quan tới báo cáo, yêu cầu nhờ vả, hướng dẫn, từ chối, ... Những gì chúng ta gặp phải thường không phải là một vấn đề, mà là một loại vấn đề.
Sau khi hồi tưởng lại, bạn có thể nhận ra các kỹ năng và chìa khóa quan trọng để việc giao tiếp hiệu quả hơn trong một cảnh nhất định nào đó. Sau khi xem xét và phân tích, bạn có thể xây dựng kinh nghiệm cho riêng mình và tích hợp nó vào hệ thống kiến thức của riêng bạn.
Nếu có thể, thậm chí bạn có thể ghi âm lại cuộc trò chuyện để tránh cho sau này gặp phải lỗi y như vậy.
( Dành cho bạn nào chưa hiểu: Trong một bối cảnh nhất định ví dụ như công ty, các cuộc nói chuyện hằng ngày đa số sẽ liên quan tới công việc và bạn cảm thẩy bản thân nói chuyện chưa tốt thì bạn hãy hồi tưởng lại xem nó chưa tốt ở đâu, và điểm chung của điểm chưa tốt là gì, ví như: bạn giận quá mất khôn phát ngôn bừa bãi, cách xưng hô, thái độ hoặc cách dùng từ không chính xác. Ví dụ:
" Cậu đi mua đồ thì sẵn tiện in giùm xấp tài liệu luôn nhé?"
" Ui gì thế! Có chân có tay tự đi đi má ơi" cùng câu " Xin lỗi cậu, nhưng mình không có đi ngang chỗ in. Cậu có cần gấp không?" . Tuy cùng là hai câu từ chối nhưng sẽ mang tới cho người nghe hai cảm giác khác nhau.
• Phương pháp 2: Phương pháp thực hành luật thang máy
Tuy gọi là thực hành luật thang máy nhưng không phải chỉ bạn đứng trong thang máy tập nói chuyện, mà phương pháp này đến từ một công ty tư vấn nổi tiếng – McKinsey.
McKinsey là công ty tư vấn quản lý cho doanh nghiệp, là công ty tư vấn hàng đầu thế giới nhưng trước đó công ty cũng từng có một quá khứ không êm đẹp, suy cho cùng thì không phải một ngày là xây xong thành Roma.
McKinsey & Company đã từng trải qua một bài học đau đớn thế này: Công ty từng nhận tư vấn cho một khách hàng lớn quan trọng. Vào cuối buổi tư vấn, chuyên gia tư vấn của McKinsey đã gặp chủ tịch của công ty khách hàng trong thang máy. Chủ tịch hỏi chuyển gia tư vấn của McKinsey: "Anh có thể cho tôi biết kết quả được không?" Nhưng do vị chuyên gia này không kịp chuẩn bị, và du có chuẩn bị rồi đi nữa cũng không thể giải thích kết quả rõ ràng chỉ trong 30 giây tính từ tầng 30 xuống tầng 1 được.Và cuối cùng, McKinsey đã mất đi vị khách hàng quan trọng này.
Từ đó, McKinsey yêu cầu tất cả nhân viên phải diễn đạt mọi thứ một cách rõ ràng mạch lạc trong thời gian ngắn nhất có thể, phải có đầy đủ từ chủ đề đến kết quả, đồng thời phải tóm tắt nội dung cần diễn đạt thành ba điểm chính. Đây chính là "Quy tắc 30 giây thang máy" được phổ biến rộng rãi.
Chúng ta nên áp dụng "Quy tắc 30 giây thang máy" như thế nào?
Ví dụ, nếu bạn muốn báo cáo việc gì đó với sếp của mình, bạn có thể thử xem liệu mình có thể diễn đạt được điều quan trọng nhất trong vòng 30 giây hay không.
Một ví dụ khác là lúc bạn đi phỏng vấn, người phỏng vấn yêu cầu bạn giới thiệu về bản thân, vậy liệu bạn có thể giới thiệu thông tin toàn diện của mình trong vòng 30 giây không?
Trong quá trình luyện tập hàng ngày, bạn có thể bật chế độ ghi âm và phát biểu một cách ngẫu hứng, hãy nhớ là diễn đạt một hơi nhé, kể cả khi bạn nói không tốt, nói vấp đi nữa thì cũng đừng nói lại từ đầu nhé.Sau đó mở lại bản ghi âm để nghe và phân tích, bạn sẽ biết rằng mình thiếu sót chỗ nào nè.
• Phương pháp 3: Phương pháp luyện kể chuyện.
Tôi không biết bạn có thích xem các bài diễn thuyết của TED không, vậy tại sao TED lại nổi tiếng như vậy?
Ngoài chia sẻ những ý tưởng, kinh nghiệm và truyền cảm hứng cho người xem, lý do lớn nhất là vì họ giỏi kể chuyện, dù đó là câu chuyện của bản thân hay là của người khác đi nữa.
Những bài diễn thuyết của họ không chỉ là "chia sẻ gì đó", mà còn có nhiều câu chuyện thú vị, một bài diễn thuyết hấp dẫn như vậy đương nhiên sẽ có lượng người xem vô cùng cao rồi.
Những người có kỹ năng diễn đạt tốt thường giỏi truyền đạt ý kiến của người khác hoặc kể lại những câu chuyện và kinh nghiệm của người khác.
Kể chuyện cũng là một trong những cách đơn giản và hiệu quả nhất để cải thiện kỹ năng giao tiếp.
Ví dụ, sau khi bạn xem một bộ phim và bạn nghĩ rằng nó rất tuyệt vời và muốn chia sẻ nó với những người khác, hãy kể lại bộ phim đó nhé.
Hoặc nếu bạn thấy sự việc gì đó thú vị và muốn chia sẻ với bạn bè xung quanh, thì kể lại nguyên nhân, diễn biến và kết quả của sự việc đó.
Khi đang luyện tập, bạn cũng có thể bật chế độ ghi âm và cảm nhận khả năng kể chuyện của chính mình thông qua việc nghe đi nghe lại.
Thực ra dù là nguyên lý hay phương pháp thì nghe cũng không khó lắm đâu.
Cái khó là cách bạn áp dụng những kiến thức đã học vào công việc và cuộc sống thực tiễn, bởi vì khoảng cách từ biết đến thực hiện thì không xa mà cũng không gần.
Còn xa hay gần còn phải xem bạn có chịu bước lên hay không, vì sự thống nhất giữa kiến thức và hành động là điều quan trọng nhất.
Các bạn hỏi tôi nên đọc sách gì để hiểu thêm thì mọi người có thể tìm đọc cuốn sách này nhé
The Minto Pyramid Principle – Nguyên lý kim tự tháp Minto
___
No comments:
Post a Comment