ĐỪNG CHỈ LÀM QUY TRÌNH THEO PHONG TRÀO - PART 01

ĐỪNG CHỈ LÀM QUY TRÌNH THEO PHONG TRÀO - PART 01

[13 chữ "Nếu" SMEs phải biết khi quyết định xây dựng quy trình]

Trong suốt quá trình hoạt động kinh doanh, cứ hỗng chỗ nào thì quy trình được dựng nên ở chỗ đấy. Tầm tài chính dư dả hơn, quy mô lớn hơn, chủ doanh nghiệp lo xa hơn thì lúc này mới có những quy trình được sinh ra từ việc phỏng đoán, từ việc phòng ngừa những lỗ hỗng trong tương lai. Công ty lớn, nguồn lực gì cũng lớn, đội ngũ triển khai cũng không phải tay mơ mà còn có thể thất bại khi xây dựng & áp dụng quy trình như vậy thì các doanh nghiệp SME liệu có thể vừa tự oằn mình để sống sót từng ngày vừa phải "cải tiến quy trình" để hoạt động tốt hơn, tiết kiệm hơn, hiệu suất cao hơn? Nói thực là nó không hề dễ!

Đặc biệt lưu ý thêm: Có chút tiền dư dả để đi làm quy trình mà lại cóp nhặt cách xây chắp vá, hô hào các phòng ban vốn chưa được đào tạo về quy trình để đi xây dựng quy trình, phục vụ mục tiêu "chuyên nghiệp hoá" công ty đề ra hoặc thuê trúng chuyên gia dỏm thì có khi tác dụng ngược!

Nhưng không phải là không thể làm được:

Để quy trình dần được hình thành & tốt lên thì nó là tổng hợp của rất nhiều chữ nếu:

1 - Nếu quy trình được truyền thông chủ động đến toàn bộ những người sẽ nằm trong quy trình đó & phải mang tính chất THỰC HIỆN CHO BẰNG ĐƯỢC. Chính chủ doanh nghiệp - người có quyền lực cao nhất trong công ty sẽ chỉ đạo để triển khai thực hiện. Nếu không phải là chính chủ thì hãy trao quyền cho người phụ trách xây dựng quy trình. Vì một khi đã có quy trình 01 thì sẽ sinh ra quy trình 2,3,4....một số lượng không nhỏ các quy trình sinh ra theo để mọi thứ đi vào 01 khuông khổ nhất định. Bên cạnh các quy trình được sinh ra là các nguyên tắc hoạt động mới, các chế tài, chế độ lương bổng, ngân sách phòng ban được thay đổi theo để phù hợp. Nếu bỏ ngang giữa chừng thì hậu quả còn nặng nề hơn là hiệu quả đơn lẻ của từng quy trình, nhân sự lúc này sẽ cực kì bối rối, cả công ty sẽ trải qua 01 giai đoạn gọi là khủng hoảng quy trình.

Mẹo: Một khi đã quyết định sẽ xây dựng quy trình xuyên suốt để phục vụ cho nhu cầu mở rộng & phát triển công ty thì đừng chỉ lấy doanh số, lợi nhuận làm mục tiêu mỗi tháng, hãy tự thêm 1 chỉ số đó là số lượng (hoặc chất lượng - Update version mới) quy trình được tạo ra (hoặc áp dụng) mỗi tháng. Tầm SME thì không bao giờ dư dả quy trình đâu nên đừng lo lỡ hết quy trình để làm thì sao nhé!

2 - Nếu vai trò, tầm quan trọng của quy trình ĐƯỢC ĐÁNH GIÁ ĐÚNG. Người đánh giá quy trình (thường là chủ doanh nghiệp hoặc trưởng các bộ phận) sẽ phải nắm được mức độ quan trọng của quy trình này trong tổng thể hoạt động của doanh nghiệp. Sẽ dễ bỏ ngang giữa chừng nếu vô tình quy trình đó chưa hiệu quả (vì chưa làm đúng, vì nhân sự chưa theo kịp, vì nó không được ưu tiên thực hiện, vì chưa updated kịp tới version hoàn chỉnh ...) dẫn tới nó vẫn ở đó nhưng không mang lại giá trị gì. Lúc này, vấn đề mà quy trình đó giải quyết vẫn cứ tồn tại & khi xảy ra lần 2, lần 3, lần n,... thì hỡi ôi "tại chưa có quy trình, tại này tại kia,..." cứ thế vòng xoáy đỗ lỗi cứ lặp lại không hồi kết!

Bao nhiêu lỗ hỗng là bấy nhiêu quy trình cần triển khai để giải quyết nên việc xây dựng quy trình là MUST DONE (phải có 01 quy trình hình thành, dù chưa xuất sắc nhưng nó phải được đưa vào áp dụng linh hoạt), chứ không chỉ dừng lại ở MUST HAVE ("tui có đó chỉ là ai hỏi thì tui nói thôi, nhân viên biết và làm theo hay không tui cũng không biết nữa" - someone said that) - Well, nói lúc nào cũng dễ hơn làm cả :))

3 - Nếu người xây dựng quy trình luôn trong tâm thế kiểm tra & điều chỉnh quy trình với mindset là LUÔN CÓ 01 QUY TRÌNH MỚI PHÙ HỢP HƠN quy trình hiện tại.

"Có quy trình hết rồi, chỉ là nhân sự không chịu làm theo cho đúng quy trình đó chứ!"

"Phòng marketing đã làm quy trình CSKH cho tụi em rồi mà, sao không bao giờ làm đúng hết vậy!" - CEO công ty nào đó trong cuộc họp không vui hàng tuần.

Khi đã có quy trình nhưng việc tuân thủ thực hiện không như mong đợi thì lúc này về phía nhân sự nằm trong quy trình phải có nghĩa vụ nêu ra những khó khăn hoặc bất cập khi thực hiện quy trình và về phía người xây dựng quy trình hoặc ban lãnh đạo cũng không nên ỷ y rằng quy trình đã hoàn hảo không sai sót.

Quy trình không có lỗi, lỗi ở người phát triển quy trình đó. Khi bất kì nhân sự nào cảm thấy khó khăn để thực thi một công đoạn nào đó trong quy trình thì vấn đề đó phải được ghi nhận, tổng hợp và dựa trên tất cả các thông tin có được, kết hợp với chiến lược, kế hoạch, mục tiêu đề ra mà người phụ trách xây dựng quy trình có nghĩa vụ "re-design" thiết kế & tinh chỉnh quy trình sao cho đáp ứng được các vấn đề được đưa ra. Nhưng cũng không có nghĩa là quy trách nhiệm cho quy trình, đỗ lỗi cho quy trình rồi từ đó nhân sự dần mất đi lòng tin vào quy trình, dần có những hành động chống đối....hơn ai hết người chủ doanh nghiệp một khi đã xác định xây dựng quy trình là một lộ trình dài hơi thì phải luôn thường xuyên truyền thông về tầm quan trọng của quy trình & mặt khác cải tiến quy trình thường xuyên dựa trên những góp ý cũng như đề xuất từ nhân sự thực hiện.

Và hơn ai hết, người xây dựng quy trình phải là người giành nhiều thời gian để ngắm nhìn nó nhất lúc đưa vào hoạt động phiên bản beta. Phải xây dựng & truyền thông rõ ràng cơ chế feedback từ dưới lên; Vì mình là ở trển nhìn xuống, làm sao biết được ở dưới thấy gì, cảm nhận ra sao, khó khăn chỗ nào khi thực hiện theo 01 quy trình "trên mây"...