ĐỪNG CHỈ LÀM QUY TRÌNH THEO PHONG TRÀO - PART 02

ĐỪNG CHỈ LÀM QUY TRÌNH THEO PHONG TRÀO - PART 02

[13 chữ "Nếu" SMEs phải biết khi quyết định xây dựng quy trình]

4 - Quy trình chỉ được áp dụng một cách mạnh mẽ nếu việc "nhân viên thực hiện đúng theo quy trình" có được một chỗ đứng, một tỉ lệ % nhất định (có thể từ 10-50%) ẢNH HƯỞNG ĐẾN LƯƠNG BỔNG của nhân viên. Chỉ khi nào tác động trực tiếp vào "nồi cơm" của nhân sự thì lúc đó các vấn đề được nêu ra, các thông báo truyền thông, các quy trình mới,...mới thực sự tồn tại trong tâm trí của nhân sự một cách rõ ràng. Thực tế có khi còn phũ phàng hơn vậy!

5 - Nếu người xây dựng quy trình có được mindset rằng: Quy trình phải có tính chất THỐNG KÊ ĐƯỢC để nó phục vụ cho quá trình kiểm tra & đánh giá, xa hơn nữa đó là các con số, các dữ liệu có ý nghĩa để từ đó người chủ doanh nghiệp và cả các trưởng bộ phận sẽ dễ dàng đưa ra các quyết định trong công việc một cách có cơ sở. Quy trình kiểm kê, nhập xuất hàng hóa sẽ vẫn còn khuyết nếu nó không thể cảnh báo những bất thường của những con số để từ đó có một hoặc nhiều quy trình bổ sung như quy trình đối soát với camera; quy trình đối soát với bảo vệ,.. để đảm bảo mọi thứ luôn nằm trong tầm kiểm soát.

Mẹo thống kê: Hãy tự "list out" những Yếu tố cần thống kê để dễ dàng có được con số, phần trăm khi cần phân tích một hoặc nhiều vấn đề cần tới các con số đó. Trong Google Sheet, cách setup để được như vậy gọi là Xác thực dữ liệu ô cần phân loại (Categorized).

6 - Nhân viên được trả tiền để làm việc, để phục vụ khách hàng, không phải để làm quy trình. Quy trình chỉ có thể phát huy hiệu quả tối đa vào thực tế kinh doanh nếu người thiết kế quy trình biết CÂN BẰNG GIỮA NGHIỆP VỤ CHUYÊN MÔN & NHẬP LIỆU QUY TRÌNH. 01 ca làm việc của nhân sự chỉ có 8 tiếng thôi, thao tác nhập liệu quy trình mà tốn hơn 1 tiếng thôi thì theo mình đã là lãng phí thời gian rồi! Phải liên tục minimize số lượng các tác vụ, đó là nhiệm vụ của người xây dựng và phát triển quy trình.

Chuyển từ Excel lên Google Sheet đã là 1 thành tựu lớn để bỏ đi các thao tác hành chánh. Thay vì việc phải tạo file excel báo cáo -> lưu trữ -> gửi -> người nhận điều chỉnh -> lưu trữ -> gửi lại ...thử lặp lại quá trình này 5-6 lần, mỗi ngày 2-3 cữ, mỗi phòng ban là 1 báo cáo thì thời gian lãng phí biết bao nhiêu. Đó cũng là một trong những lí do nên tìm đến Google Sheet để xây dựng quy trình. Bản thân quá trình sử dụng Google Sheet mà vẫn còn thao tác Copy - Pasted cũng đã là 1 thao tác dư thừa, lúc này phải dùng đến các hàm Google Sheet để mọi thứ đều tự động, sẽ bỏ đi được biết bao nhiêu công đoạn, nhân sự cũng khoẻ hơn vì đã có hệ thống xử lý. Dư dả hơn thì thuê các chuyên gia thực thi tối ưu quy trình như ECXO để tối ưu hết cỡ với Google Sheet cho khoẻ. Giàu xíu nữa thì chuyển hoá toàn bộ sang phần mềm (giai đoạn này lại càng phải lưu ý, mình sẽ nói chi tiết ở phần sau)

Thao tác tối ưu, cân bằng các thao tác trong quy trình chỉ đơn giản vậy đó, nhưng đó là trong trường hợp bạn là người "biết để ý", theo sát thực tế nhiều ngày, soi từng thao tác & kiên nhẫn lắng nghe phản hồi của nhân sự.

Lê Tuấn Linh